¿Cuán importante es la definición de DONE en organización ágil?

En La Guía Definitiva de Scrum: Las Reglas del Juego (2016) se nos explica que

cuando un elemento de la Lista de Producto o un Incremento se describe como “Terminado”, todo el mundo debe entender lo que significa “Terminado”. Aunque esto varía significativamente para cada Equipo Scrum, los miembros del Equipo deben tener un entendimiento compartido de lo que significa que el trabajo esté completado para asegurar la transparencia. Esta es la definición de “Terminado” para el Equipo Scrum y se utiliza para evaluar cuándo se ha completado el trabajo sobre el Incremento de producto. (p. 17)

Adicionalmente,

Si la definición de “Terminado” para un incremento es parte de las convenciones, estándares o guías de la organización de desarrollo, al menos todos los Equipos Scrum deben seguirla. Si “Terminado” para un incremento no es una convención de la organización de desarrollo, el Equipo de Desarrollo del Equipo Scrum debe especificar una definición de “Terminado” apropiada para el producto. Si hay múltiples Equipos Scrum trabajando en la entrega del sistema o producto, los equipos de desarrolladores en todos los Equipos Scrum deben definir en conjunto la definición de “Terminado”. (p. 17)

Aunque para algunas persona este tópico de la definición del Done pueda ser obvio, pues, para mí no lo es. Especialmente, si en el ambiente en el que trabajo no es de TI. Por este motivo, me preguntaba cómo puedo comprender ¿cuán necesario es realizar esta definición y cuáles son sus ventajas?

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Para responder estás preguntas, he decidido utilizar un ejemplo que, a mi modo de  ver, pone de manifiesto dicha problemática. En este caso, citaré una anécdota de Kin Woo-Choong “fundador y director de Daewoo” que en su libro El Mundo Es Tuyo, pero tienes que que ganártelo (2003) nos relata las dificultades de los importadores coreanos para embarcar sus productos a tiempo, especialmente, cuando estos tenían que realizarse por barco, gracias a su menor costo, sin embargo, si no era realizado a tiempo y no se verificaba su envío podría traer grandes retrasos y pérdidas en las entregas a sus clientes.

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Por ese motivo, nos relata Woo-Choong, era necesario que el trabajo a realizarse (enviar por barco las mercancías) no bastaba solo en realizar el contrato, sino más bien de verificar que realmente las  mercancías salieron del mismo puerto y en dicho barco, ya que habían casos donde aún habiendo realizado un contrato era posible que a últimos minutos se lo cancelarán y se lo dieran a otro. En otros casos, era posible que si bien se verifica que las mercancías fueran subidas al barco, luego terminarán por bajarlas y subir otras. Por este motivo, era necesario asegurarse que las mercancías fueran resguardas hasta que no hayan  salido del puerto y estén en camino hacía su destino.

Bien, aunque Woo-Chong (2003) denomina a esto “síndrome de los estrictamente necesario” y, por ende, ir más allá de lo necesario es lo más importante para una compañía como la suya. También nos permite comprender por qué es necesario definir el Done.

En primer lugar, porque como podemos apreciar para cada caso la definición de terminado es distinto para cada sujeto (o representante de la una compañía en este caso), especialmente porque

a los de la primera clase les parecía suficiente verificar que  los productos de sus empresa llegarán a los muelles. Los de la segunda se quedaban que los productos habían sido embarcados. Pero la tercera clase se quedaba hasta confirmar que el barco partía. Los de las dos primeras clases estaban haciendo lo que, según su criterio, era suficiente en esas circunstancias, pero con frecuencia no lograban si no un fracaso para sus compañías. (p. 28).

Pero, ¿en dónde radica el problema? Como es posible apreciar, el problema radica en la definición de trabajo terminado (Done): para el primero y el segundo, según sus propios criterios particulares la definición de Terminado (Done) acaba en dejar en el muelle y solo subir las mercancías al barco. No obstante, luego de que los productos no llegarán a su destino terminaría por crear una pérdida a sus respectivas compañías. Es decir, es posible imaginarse que para el CEO de una de estas compañías estaría seguro y tranquilo que su embarque estaría en camino, pero no era por supuesto así, hasta que le llegaran las noticias de sus clientes por sus respectivas quejas en el retraso o falta del envió.

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Por otro lado, Kim Woo-Choong, basado en su experiencia —recordemos que el fundamento teórico de Scrum es el empirismo, es decir, “que el conocimiento procede de la experiencia y de tomar decisiones basándose en lo que se conoce” (Schwaber y Sutherland, 2016, p. 3)— dejó en claro que la definición de Terminado (Done) era sólo en tanto que el cargamento estuviera en el mar en camino hacía su destino. Esto, por supuesto, le permitió tener certeza de que el trabajo se haya realizado cómo era el esperado, además del reconocimiento de la responsabilidad de cada empleado.

Por este motivo, afirma,

así que ordené a los representantes de nuestra empresa que permanecieran en el muelle hasta que el barco hubiera desaparecido tras el horizonte. Era, por así decirlo, como terminar el producto. Debido a ello no se perdió ni un solo de nuestros envíos en los muelles y nuestras entregas siempre se  hacían a tiempo. (p. 28, las cursivas son mías).

En conclusión, como hemos podido apreciar, la definición de Terminado (Done) es de vitalidad importancia para entregar los productos a tiempo, por supuesto, dentro de los Sprints. Todo esto porque nos evita volver a hacer re-trabajo, solucionar errores, solucionar algunas fallas, etc. Esto lo digo porque en nuestra definición de Done, por ejemplo, puede significar que se ha realizado una breve inspección y rectificación, evaluación y corrección, etc. Es así que de esta forma podemos tener la certeza de que estamos alcanzando nuestro Sprint Goal y así evitarnos futuros problemas en la entrega de nuestro incremento.

Espero que mi humilde reflexión pueda servirles de ayuda, especialmente para mí que no asumo como tan obvio lo que se explique de Scrum y que necesito realizar puentes y asociaciones para reconocer cómo se comprende dentro de mis propios contextos.

Atte. El Profe Charly.

Referencias

Schwaber K. y J. Sutherland. La Guía Definitiva de Scrum: Las Reglas del Juego. 2016. Disponible en: http://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v1/scrum-guide-es.pdf

Woo-Choong K. (2006). El mundo es tuyo, pero tienes que ganártelo. 3ra. ed. Colombia: Grupo editorial Iberoamericana, 2016.

 

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Acerca de El Profe Charly

Docente de Filosofía, emprendedor social, blogger e investigador.
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